Qu?? no es una CMDB?

Por: Oscar Julián Beltrán

Corrección de estilo: Francisco J Ramírez

La CMDB como repositorio de información debe relacionar diferentes componentes tecnológicos o elementos de configuración (CI) físico o lógico, para representar la configuración e interacción entre ellos, y así medir el impacto de una falla o cambio del componente sobre la organización. En la definición de un CI surgen confusiones sobre lo que debe ir o no dentro del levantamiento inicial. A continuación presentamos una guía para identificar lo que No es una CMDB, al lograr diferenciar y definir correctamente  los elementos a controlar en su Organización.

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1.  LA CMDB NO ES EL INVENTARIO:
Siendo la CMDB el único repositorio de activos tecnológicos de la organización, es posible que los elementos que usted tenga registrados no sean la totalidad de los CIs existentes.  Esta situación radica en que no se pueden controlar todos los elementos y solo mantiene los activos que puede controlar; concepto que va alineado con las mejores prácticas de ITIL. 

Es posible que para un área de contabilidad sea necesario conocer cuántas pantallas y estaciones de trabajo existen, porque en el manejo contable estos elementos son activos de la empresa; pero para el área de tecnología, solo será necesario registrar como activo, el computador completo uniendo las dos partes. 

En otro caso, un mouse pad con esfero para diseñador, puede que no sea importante para contabilidad por el valor del elemento, pero  es muy importante para el área de tecnología ya que afecta cualquier actualización sobre el sistema de ese diseñador. 

Para estos casos, no debe buscar generar una replicación completa de los elementos que tiene Contabilidad, ya que caería en el error de tomar decisiones basadas en criterios muy diferentes a lo que usted busca en el Área de TI.
2.   NO ES EL REMPLAZO DEL EXCEL 
En la definición de la CMDB es posible que en un primer paso se utilice la información registrada  en un archivo de EXCEL,  sin embargo es solo una parte del proceso de definición de activos. No habría beneficio con solo transcribir los datos de un sistema a otro. 

Es necesario que esta información este acompañada por las relaciones que existen entre los componentes, y poder identificar en qué medida un elemento de configuración afectó un proceso, un activo de negocio o el mismo Core de la organización.
3.   NO ES UNA MIGRACIÓN DE DATOS 
Aunque la CMDB es una Base de Datos, no debe intentar unificar toda la información en un solo punto. Es posible que su organización maneje varias estructuras de información y realice esta recolección en múltiples espacios.  En la CMDB es necesario referenciar estos espacios de trabajo y desde este punto realizar un control y gestión sobre el activo. 
Es  posible que algunos elementos si se “migren” o se gestionen a la base de datos de configuración, pero primero debe realizar un análisis profundo de las funcionalidades que va a ganar y a perder, además de gestionar todo el manejo del cambio, costo y esfuerzo que implique la transferencia.

4.       NO ES LA SOLUCIÓN A TODOS LOS PROBLEMAS. 
De la misma forma que indica ITIL al referirse de la 4 P’s de ITSM (Information Technology Service Management), es necesario habilitarlas en la construcción de la CMDB y por tanto lograr su éxito.

  • Personas: Debe contar con el personal adecuando para el levantamiento y actualización de la información. Estas personas van desde labores operativas, hasta roles administrativos como elde Gestor de la Configuración o el Gestor del Proceso de Cambios. 
  • Productos: Las herramientas agilizan, simplifican y mejoran el seguimiento a la CMDB. Sin embargo no es lo único en lo que se debe enfocar el área. 
  • Socios de Negocio: No todos los activos tecnológicos están controlados
    por la organización y es
    posible que un tercero realice la gestión y control de algunos elementos, tales como outsoursing para la gestión de impresión entre otros. No obstante, la caída o modificación de ciertos activos puede verse afectada o afectar a algún activo del socio de negocio. Por tanto debe considerar los elementos que cumplen o encajan en estos escenarios y hacer partícipe de esta información al socio de negocio. 
  • Procesos: Un proceso en la CMDB es un elemento de vital importancia para reportar cualquier modificación, adición o eliminación de un activo tecnológico (CI). El no tener un proceso definido puede ser causa del fracaso de la Gestión de la Configuración.  
Por ejemplo su proceso debe: Registrar cada vez que un computador ingresa a la compañía. 

  • Registrar cada vez que se envié a mantenimiento un equipo. 
  • Registrar cualquier cambio de usuario o responsable de los elementos dados a una salida del personal o una referencia del mismo. 
  • Registrar todo incidente, llamada de servicio, problema o cambio en el que se vea afectado el componente. 
  • Informar a los afectados en cada caso que un elemento este escalado a modificación o eliminación.

Tenga en cuenta, que todas las organizaciones son diferentes, y por tanto su manejo en tecnología también lo es. Es posible que se asesore con otra empresa para el manejo de la CMDB, pero debe tener cuidado con realizar los mismos procedimientos o decisiones que se tomaron. Las dificultades que solucionó la organización, pueden ser diferentes a los inconvenientes que usted presenta y por tanto no las solucionará implementando el modelo guía.
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